ขั้นตอนการต่อระยะเวลาเข้าพักในระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมโดยไม่ให้จำนวนห้องพักผิดพลาด

“ขอพักต่ออีกสองคืนได้ไหม?” ฟังดูเป็นเรื่องง่าย จนพบว่าห้องเดียวกันนี้ถูกจัดให้ผู้เข้าพักที่จะมาถึงพรุ่งนี้แล้ว ขั้นตอนที่ปลอดภัยในระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมจึงเริ่มจากการตรวจสอบคืนที่เพิ่ม ไม่ใช่การลากเปลี่ยนวันออก

กำหนดให้พนักงานหนึ่งคนรับผิดชอบการต่อระยะเวลาเข้าพัก โดยตรวจสอบความพร้อมใช้งาน ตกลงราคา ดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบผลกระทบให้เรียบร้อยก่อนแจ้งผู้เข้าพักว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์

นับคืนที่เพิ่มในระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม

สมมติว่าผู้เข้าพักมาถึงวันที่ 10 พฤศจิกายน และเดิมมีกำหนดออกวันที่ 12 พฤศจิกายน การจองเดิมครอบคลุมคืนวันที่ 10 และ 11 พฤศจิกายน การเลื่อนวันออกเป็นวันที่ 14 พฤศจิกายนจึงเพิ่มคืนวันที่ 12 และ 13 พฤศจิกายน ไม่รวมคืนวันที่ 14

ตรวจสอบคืนที่เพิ่มเหล่านี้ในปฏิทินการจองโรงแรม โดยพิจารณาทั้งการเข้าพักที่ยืนยันแล้ว โควตาห้องที่กันไว้ ห้องที่ปิดซ่อมบำรุง และคำขอต่อระยะเวลาเข้าพักที่พนักงานคนอื่นกำลังดำเนินการแต่ยังไม่เสร็จสิ้น

ตรวจสอบความพร้อมใช้งานสองด้าน ประเภทห้องนั้นอาจมีห้องเหลือทั้งสองคืน แต่ห้องที่ผู้เข้าพักใช้อยู่ถูกจัดให้ผู้เข้าพักที่จะมาถึงพรุ่งนี้แล้ว ในทางกลับกัน ห้องจริงอาจดูเหมือนว่างในช่วงถัดไป แต่ประเภทห้องนั้นไม่มีจำนวนห้องที่ได้รับอนุมัติให้ขายเหลืออยู่

หากไม่สามารถพักห้องเดิมต่อได้ ให้อธิบายว่าจำเป็นต้องย้ายห้อง และตกลงการจัดห้องแยกตามช่วงวันที่ด้วยวิธีที่ระบบรองรับก่อนรับคำขอ อย่าย้ายผู้เข้าพักรายอื่นที่ยืนยันแล้วออกจากห้อง หรือปล่อยให้การต่ออีกสองคืนกลายเป็นคำมั่นว่าจะได้พักห้องเดิมโดยไม่ได้ชี้แจง

การเปลี่ยนวันที่มีความเสี่ยงเมื่อถูกมองว่าเป็นเพียงบันทึกข้อความ ทั้งที่เป็นการผูกจำนวนห้องไว้กับการเข้าพัก ขั้นตอนการทำงานของแผนกต้อนรับใน Smart Order รวมการจองและปฏิทินห้องพักไว้ด้วยกัน ช่วยให้ทำงานสะดวกและมีประสิทธิภาพ หลังเปลี่ยนแปลงตามที่อนุมัติ พนักงานต้อนรับสามารถเปิดรายการเข้าพักนั้นอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบคืนที่เพิ่มเทียบกับการจองอื่นได้โดยไม่ต้องอาศัยคำยืนยันด้วยวาจา

ตกลงคืนที่เพิ่ม ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน

แจ้งวันที่พักต่อจริง การจัดห้อง ราคาต่อคืน สิ่งที่รวมในราคา ภาษีหรือค่าธรรมเนียม และกำหนดชำระเงิน คืนที่เพิ่มอาจใช้ราคาที่ได้รับอนุมัติแตกต่างจากการเข้าพักเดิม ราคาโปรโมชันที่ผ่านมาไม่ได้มีผลกับการพักต่อโดยอัตโนมัติ

อ่านข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับการคำนวณราคาใหม่อย่างละเอียด ตรวจสอบว่าระบบกำลังปรับราคาเฉพาะคืนที่เพิ่มหรือทั้งการจอง คงยอดที่ตกลงหรือบันทึกลงบัญชีไว้แล้ว เว้นแต่ตั้งใจปรับยอดและได้รับอนุมัติให้ดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าพักเพิ่มสองคืนในราคาคืนละ 120 ดอลลาร์สหรัฐ จะมีค่าห้องเพิ่ม 240 ดอลลาร์สหรัฐ ก่อนรวมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง หากค่าห้องเดิมอยู่ที่ 200 ดอลลาร์สหรัฐและไม่มีการปรับยอดอื่น ค่าห้องรวมใหม่จะเป็น 440 ดอลลาร์สหรัฐ เงินที่ชำระและบันทึกไว้แล้ว 200 ดอลลาร์สหรัฐยังคงเป็น 200 ดอลลาร์สหรัฐ ไม่ใช่เครดิตอีกก้อนสำหรับการพักต่อ

ตรวจสอบรายการชำระเงินของโรงแรมที่บันทึกไว้ก่อนเรียกเก็บเงิน ยอดที่ต้องชำระเพิ่ม ข้อตกลงให้ชำระภายหลังที่ได้รับอนุมัติ และรายการชำระเงินที่อยู่ระหว่างดำเนินการต้องติดตามด้วยวิธีต่างกัน การต่อวันที่เข้าพักเพียงอย่างเดียวไม่ได้ให้อำนาจเรียกเก็บเงินเพิ่มจากบัตรที่เก็บข้อมูลไว้

สำหรับการจองผ่านตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์หรือ OTA ให้กำหนดว่าจะทำข้อตกลงสำหรับคืนที่เพิ่มอย่างไร หากต่อระยะเวลาในการจองเดิม ให้ใช้ช่องทางแก้ไขที่ OTA นั้นอนุญาต การแก้ไขในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่า OTA เปลี่ยนวันที่ คำแนะนำการเรียกเก็บเงิน หรือวงเงินบัตรเสมือนแล้ว

หากโรงแรมจัดการเข้าพักเพิ่มเติมเป็นรายการแยกต่างหากจริง ให้บันทึกข้อตกลงและปฏิบัติตามเงื่อนไขของช่องทางที่เกี่ยวข้อง เชื่อมโยงรายการเพื่อใช้ในการดำเนินงาน และตรวจสอบว่าคืนเข้าพักของแต่ละรายการไม่ทับซ้อนกัน อย่าสร้างการจองที่สองเพียงเพื่อเลี่ยงการแก้ไขรายการเดิมที่ไม่สำเร็จ

บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติและตรวจสอบจำนวนห้องโดยไม่หักซ้ำ

ดำเนินการตามวิธีที่ตกลงไว้สำหรับการจองนี้ อาจเป็นการแก้ไขจาก OTA ที่ส่งเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือการต่อระยะเวลาที่ได้รับอนุมัติสำหรับการจองตรงหรือการจองที่โรงแรมจัดการ หลีกเลี่ยงการให้พนักงานสองคนดำเนินการทั้งสองวิธีแยกกัน

1. เปิดรายการเข้าพักเดิมด้วยหมายเลขอ้างอิงการจอง ตรวจสอบผู้เข้าพัก สถานะปัจจุบัน วันออกเดิม ประเภทห้อง การจัดห้อง และสถานะการชำระเงินที่มีอยู่
2. ตรวจสอบคืนที่เพิ่มอีกครั้งทันทีก่อนยืนยันการเปลี่ยนแปลง ความพร้อมใช้งานอาจเปลี่ยนไประหว่างที่ผู้เข้าพักพิจารณาราคา
3. ระบุวันออกที่ได้รับอนุมัติและปรับการจัดห้องที่จำเป็นผ่านขั้นตอนที่ระบบรองรับ ตรวจสอบราคาต่อคืนและคำเตือนก่อนบันทึก
4. ดำเนินการเปลี่ยนแปลงให้เสร็จเพียงครั้งเดียว เปิดการจองอีกครั้งเพื่อตรวจสอบวันออกใหม่ คืนที่เพิ่ม ยอดรวมที่ตกลง และประวัติการชำระเงินเดิมที่ยังคงอยู่
5. ตรวจสอบปฏิทินและจำนวนห้องที่ขายได้ในแต่ละคืนที่เพิ่ม จากนั้นตรวจสอบสถานะในช่องทางขายที่เชื่อมต่อผ่านขั้นตอนอัปเดตตามปกติ

การต่อระยะเวลาสำหรับหนึ่งห้องที่สำเร็จควรกันห้องไว้หนึ่งห้องในแต่ละคืนที่เพิ่ม อย่าหักจำนวนห้องด้วยตนเองซ้ำจากปฏิทินของระบบบริหารจัดการโรงแรมและ OTA หลังจากการจองใช้จำนวนห้องนั้นไปแล้ว

สำหรับการต่อระยะเวลาวันที่ 12–14 พฤศจิกายน ให้ตรวจสอบคืนวันที่ 12 และ 13 แยกกัน หากการจัดสรรอื่นไม่เปลี่ยนแปลง จำนวนห้องว่างในแต่ละคืนนี้ควรลดลงหนึ่งห้อง วันเช็คเอาต์ใหม่คือวันที่ 14 ไม่ถือเป็นคืนเข้าพักเพิ่มอีกคืน

หากมีการกันห้องชั่วคราวด้วยตนเองระหว่างรออนุมัติ ให้ยืนยันว่าการจองที่ดำเนินการเสร็จแล้วกันห้องสำหรับการเข้าพักไว้เรียบร้อยก่อนยกเลิกการกันห้องชั่วคราว มิฉะนั้นโรงแรมอาจเปิดขายคืนเหล่านั้นโดยไม่ตั้งใจในช่วงสั้น ๆ หรือยังคงกันห้องไว้ซ้ำสองครั้ง

ใช้ channel manager โรงแรม เพื่อตรวจสอบความพร้อมใช้งานในช่องทางต่าง ๆ หลังการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบสถานะที่ส่งไปถึงช่องทางแล้ว ไม่ใช่เพียงข้อความบันทึกว่ามีผู้ต่อระยะเวลาเข้าพัก อย่าส่งคำขอแก้ไขซ้ำหรือสร้างการจองใหม่ขณะที่การอัปเดตเดิมยังไม่เสร็จสิ้น

ดำเนินการต่อระยะเวลาให้ครบถึงงานดูแลห้องพัก ไม่ใช่แค่บนหน้าจอ

แจ้งฝ่ายงานแม่บ้านว่ารายการที่เดิมจะออกเปลี่ยนเป็นพักต่อแล้ว ทบทวนบริการทำความสะอาดและเปลี่ยนผ้าสำหรับคืนที่เพิ่ม และย้ายงานทำความสะอาดหลังผู้เข้าพักออกไปยังวันเช็คเอาต์ใหม่จริง อย่ายกเลิกบริการทั้งหมดเพียงเพราะผู้เข้าพักอยู่นานขึ้น

ตรวจสอบสิทธิ์เข้าห้องตามขั้นตอนระบบล็อกของโรงแรม การเปลี่ยนวันที่ในการจองไม่ได้ยืนยันว่ากุญแจหรือรหัสเข้าห้องดิจิทัลจะยังใช้ได้จนถึงวันออกใหม่ ทดสอบหรือตรวจสอบการต่ออายุสิทธิ์เข้าห้องที่ได้รับอนุมัติ โดยไม่ใส่รหัสไว้ในบันทึกส่งต่องานทั่วไป

ส่งคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรให้ผู้เข้าพัก โดยระบุวันที่ใหม่ ราคา การจัดห้อง สถานะการชำระเงิน และขั้นตอนที่ยังค้างอยู่ รายชื่อผู้เข้าพักที่มีกำหนดออกของแผนกต้อนรับควรแสดงข้อมูลที่เปลี่ยนแล้ว และต้องไม่มีการยืนยันห้องที่จัดไว้ให้ผู้เข้าพักรายอื่นซึ่งมีช่วงเวลาเข้าพักทับซ้อนกัน

หากห้องเต็มในคืนที่ต้องการพักเพิ่ม

เสนอเฉพาะทางเลือกที่โรงแรมให้บริการได้จริง เช่น ห้องประเภทอื่นหรือการพักต่อที่สั้นลง การอนุมัติจากผู้จัดการไม่สามารถทำให้มีห้องจริงเพิ่มขึ้นได้

คงวันออกเดิมไว้จนกว่าการต่อระยะเวลาเข้าพักจะได้รับการยอมรับและบันทึกจริง อย่าลบการจองอื่น ปลดห้องที่ปิดซ่อมบำรุง หรือข้ามข้อจำกัดจำนวนห้องเพียงเพื่อให้บันทึกคำขอได้

หากดำเนินการเช็คเอาต์เสร็จแล้ว

หยุดก่อนแก้ไขประวัติการเข้าพักราวกับว่าผู้เข้าพักยังไม่ได้ออก ใช้ขั้นตอนแก้ไขหลังเช็คเอาต์ คืนสถานะการเข้าพัก หรือสร้างการเข้าพักใหม่ที่ที่พักรองรับ พร้อมขออนุมัติตามที่กำหนด

เก็บรักษาประวัติการชำระเงินและการเรียกเก็บเงินเดิมไว้ การจัดสรรห้องใหม่ยังต้องตรวจสอบคืนที่เพิ่มเสมอ แม้ผู้เข้าพักจะยังไม่ได้เดินออกจากล็อบบี้ก็ตาม

การต่อระยะเวลาเข้าพักเสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้เข้าพักได้รับคืนที่เพิ่มตามข้อตกลง โรงแรมกันห้องไว้เพียงครั้งเดียว และข้อมูลของแผนกต้อนรับ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายงานแม่บ้าน รวมถึงจำนวนห้องในช่องทางขายทั้งหมดสอดคล้องกับการตัดสินใจนั้น