1. ยืนยันการจองในที่พักที่ถูกต้องบน Extranet ของ tiket.com
2. ค้นหาทั่วทั้งระบบ PMS ด้วยรหัสกำหนดการเดินทาง ชื่อแขก และวันที่เข้าพัก
3. ตรวจสอบว่าห้องพักและแผนราคาที่จองตรงกับผลิตภัณฑ์ที่ต้องการในระบบ PMS
4. ปกป้องห้องพักเพียงครั้งเดียว หากการจองที่ยืนยันแล้วก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการจองเกินจำนวน
5. ติดต่อทีมสนับสนุนที่รับผิดชอบพร้อมรายละเอียดเคสที่ครบถ้วนหนึ่งเคส
เมื่อ การจอง tiket.com ไม่แสดงในระบบ PMS ของคุณ ให้เริ่มจากการจอง ไม่ใช่การเชื่อมต่อระบบ หากที่พักที่ถูกต้องบน Extranet ของ tiket.com แสดงว่าการจองได้รับการยืนยันแล้ว ให้ถือว่าเป็นการเข้าพักที่ยังมีผลอยู่ ระหว่างที่ทีมของคุณตรวจสอบระบบ PMS และปกป้องห้องพัก
อย่าขอให้แขกจองใหม่ ยกเลิกการจอง tiket.com หรือปล่อยให้พนักงานหลายคนสร้างระเบียนทดแทน ให้ทำตามขั้นตอนตรวจสอบสำหรับโรงแรมทั้งห้าข้อต่อไปนี้ตามลำดับ
1. ยืนยันการจองใน Extranet ของ Tiket.com
บน Extranet เวอร์ชันเดสก์ท็อป ให้เปิด การจอง (Bookings) > ค้นหาการจอง (Search Bookings) ค้นหาด้วยรหัสกำหนดการเดินทางหรือชื่อแขก ขยายช่วงวันที่ และรวมการจองที่ยืนยันแล้ว แก้ไขแล้ว และยกเลิกแล้ว
คุณยังสามารถตรวจสอบผ่านแอป Lignum by tiket.com ได้อีกด้วย เปิด การจอง (Reservations) เลือกแท็บ เช็คอิน หรือ การจอง เลือกช่วงวันที่ที่เกี่ยวข้อง แล้วค้นหาด้วยชื่อแขกหรือรหัสกำหนดการเดินทาง ชื่อเมนูอาจเปลี่ยนไปตามการอัปเดตของแพลตฟอร์ม ดังนั้นให้ใช้ฟังก์ชันค้นหาการจองที่ปรากฏในบัญชีของคุณ
เปิดการจองและยืนยันข้อมูลต่อไปนี้:
- ที่พักและรหัสกำหนดการเดินทาง
- สถานะปัจจุบันของการจอง
- วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์
- ประเภทห้องพัก แผนราคา และจำนวนผู้เข้าพัก
- ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และนโยบายการยกเลิก
- การแก้ไขล่าสุดและคำขอสำคัญของแขก
หากไม่พบการจองใน Extranet ให้ตรวจสอบที่พัก ช่วงวันที่ และรหัสกำหนดการเดินทางอีกครั้ง อย่าสร้างการจองในระบบ PMS โดยอาศัยเพียงภาพหน้าจอจากแขกหรืออีเมลที่ส่งต่อมา หากการจองได้รับการยืนยันแล้ว ให้บันทึกรายละเอียดและดำเนินการต่อ
2. ค้นหาระบบ PMS ด้วยข้อมูลมากกว่าหนึ่งช่อง
อย่าพึ่งพาเฉพาะหน้ารายการแขกที่จะมาถึงวันนี้ ใช้ฟังก์ชันค้นหาการจองทั่วทั้งระบบ PMS โดยค้นหาด้วยรหัสกำหนดการเดินทางของ tiket.com นามสกุลแขก วันที่มาถึงและวันออก รวมถึงวันที่ทำการจอง
ขยายการค้นหาให้ครอบคลุมทุกสถานะที่เกี่ยวข้อง รวมถึงยืนยันแล้ว รอดำเนินการ ยังไม่ได้กำหนด แก้ไขแล้ว ยกเลิกแล้ว เก็บถาวร และการจองซ้ำ หากบัญชีของคุณดูแลที่พักหลายแห่ง ให้ยืนยันว่ากำลังค้นหาโรงแรมที่ถูกต้อง แล้วตรวจสอบว่าการจองถูกจัดไว้ภายใต้ที่พักอื่นหรือไม่
ตรวจสอบตัวกรองวันที่ แหล่งที่มา ห้องพัก สถานะ และสิทธิ์ผู้ใช้ การจองที่แก้ไขแล้วอาจถูกย้ายออกจากช่วงวันที่มาถึงเดิม ส่วนการเข้าพักที่ยกเลิกแล้วอาจปรากฏเฉพาะในประวัติ
หากรหัสกำหนดการเดินทางมีอยู่แล้วในระเบียนระบบ PMS ที่ไม่สมบูรณ์ ให้เก็บระเบียนนั้นไว้และติดต่อฝ่ายสนับสนุน การสร้างการจองรายการที่สองอาจลดจำนวนห้องว่างซ้ำสองครั้งและส่งข้อความซ้ำให้แขก
3. ตรวจสอบประเภทห้องพักและแผนราคา
โดยปกติ การจองที่ยืนยันแล้วจะถูกส่งจาก tiket.com ผ่านการเชื่อมต่อช่องทางของที่พักเข้าสู่ระบบ PMS
เปรียบเทียบประเภทห้องพักใน Extranet กับประเภทห้องพักในระบบ PMS ที่ควรได้รับการจอง จากนั้นเปรียบเทียบแผนราคา ตรวจสอบตัวเลือกอาหาร นโยบายการยกเลิก จำนวนผู้เข้าพัก รูปแบบการชำระเงิน และราคาสุดท้าย เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ทั้งสองเป็นข้อเสนอเดียวกัน
ให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ประเภทห้องพักหรือแผนราคาอาจถูกเปลี่ยนชื่อ คัดลอก แทนที่ ปิดใช้งาน หรือเพิ่งเชื่อมต่อใหม่ ชื่อที่แสดงคล้ายกันไม่ได้ยืนยันว่าผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องเชื่อมโยงกันอยู่
หากผลิตภัณฑ์ที่ถูกจองไม่ได้เชื่อมต่อกับจำนวนห้องพักในระบบ PMS ที่ต้องการ ห้องพักอาจยังเปิดขายอยู่ในขณะที่การจองหายไป channel manager โรงแรม สามารถรวมการจองที่เชื่อมต่อและความพร้อมใช้งานของห้องพักไว้ในขั้นตอนการทำงานเดียวกันของโรงแรม
จัดการการจองจากช่องทางและจำนวนห้องพักไว้ด้วยกัน
จัดการการจองที่เชื่อมต่อและความพร้อมใช้งานของห้องพักจากขั้นตอนการทำงานเดียวของ Smart Order พร้อมแผนฟรีสำหรับเริ่มต้นใช้งาน
ตรวจสอบคำเตือนที่มองเห็นได้ในระบบ PMS หรือผู้จัดการช่องทาง แต่อย่าเปลี่ยนการเชื่อมต่อห้องพักหรือแผนราคาหลายรายการเพื่อบังคับให้การจองเพียงรายการเดียวผ่านเข้ามา การเปลี่ยนแปลงในวงกว้างอาจส่งการจองในอนาคตไปยังจำนวนห้องพักหรือแผนราคาที่ไม่ถูกต้อง
4. ปกป้องแขกและจำนวนห้องพักเพียงครั้งเดียว
หาก Extranet ยืนยันการจองแล้ว แต่ระบบ PMS ยังไม่มีระเบียนที่ใช้งานได้ ให้ตรวจสอบว่าห้องพักยังเปิดขายอยู่หรือไม่ ดำเนินการทันทีหากเป็นการมาถึงภายในวันเดียวกัน เป็นห้องสุดท้ายที่ว่าง หรือเป็นวันที่ห้องพักใกล้เต็ม
ใช้วิธีป้องกันที่ได้รับอนุมัติเพียงหนึ่งวิธี:
- กันจำนวนห้องพักที่ถูกต้องไว้ชั่วคราวหนึ่งรายการพร้อมบันทึกรายละเอียด หรือ
- สร้างการจองในระบบ PMS ด้วยตนเองหนึ่งรายการพร้อมติดป้ายกำกับให้ชัดเจน หากนโยบายของโรงแรมกำหนดให้ทำ
เพิ่มรหัสกำหนดการเดินทางและหมายเหตุ เช่น “ระเบียนชั่วคราว—รอกู้คืนการจอง tiket.com” คัดลอกวันที่เข้าพัก ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และเงื่อนไขการยกเลิกอย่างระมัดระวัง อย่าใส่รายละเอียดบัตร รหัสความปลอดภัย รหัสผ่าน หรือรหัสแบบใช้ครั้งเดียวไว้ในช่องหมายเหตุทั่วไป
อย่าลดจำนวนห้องพักเดียวกันแยกกันใน Extranet ผู้จัดการช่องทาง และระบบ PMS มอบหมายให้พนักงานหนึ่งคนรับผิดชอบการตรวจสอบมาตรการชั่วคราวเมื่อการจองที่เชื่อมต่อปรากฏขึ้น
5. ติดต่อทีมสนับสนุนที่ถูกต้อง
หากไม่พบการจองใน Extranet หลังจากตรวจสอบที่พักและรายละเอียดการค้นหาแล้ว ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนที่พักของ tiket.com หากการจองได้รับการยืนยันใน Extranet แต่ไม่ปรากฏในระบบ PMS หรือผู้จัดการช่องทางที่เชื่อมต่ออยู่ ให้ติดต่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์นั้น หากผู้จัดการช่องทางมองเห็นการจองแต่ระบบ PMS มองไม่เห็น ให้เริ่มติดต่อจากผู้ให้บริการระบบ PMS
เปิดเคสสนับสนุนเพียงหนึ่งเคสและระบุข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อที่พักและรหัสที่พัก
- รหัสกำหนดการเดินทางของ Tiket.com
- ชื่อแขกและวันที่เข้าพัก
- สถานะการจองและเวลาที่อัปเดตล่าสุด รวมถึงเขตเวลา
- ภาพหน้าจอการจองใน Extranet และภาพหน้าจอผลการค้นหาในระบบ PMS
- ชื่อห้องพักและแผนราคาของ Tiket.com พร้อมผลิตภัณฑ์ในระบบ PMS ที่ควรเชื่อมต่อ
- คำเตือนที่มองเห็นได้และการดำเนินการชั่วคราวใดๆ กับจำนวนห้องพักที่ได้ทำไปแล้ว
ถามคำถามโดยตรงหนึ่งข้อ: สามารถกู้คืนการจองเดิมได้อย่างปลอดภัยหรือไม่ หรือโรงแรมควรเก็บระเบียนชั่วคราวที่สร้างด้วยตนเองไว้? ให้ผู้ให้บริการที่รับผิดชอบเลือกวิธีกู้คืนที่ถูกต้อง ผู้จัดการโรงแรมไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์ว่าการเชื่อมต่อส่งหรือรับข้อมูลการจองอย่างไร
อย่าขอให้ทีมสนับสนุนหลายทีมกู้คืนการจองพร้อมกัน ให้มีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียวและบันทึกทุกการดำเนินการ เพื่อไม่ให้การจองเดียวกันถูกสร้างขึ้นสองครั้ง
6. ตรวจสอบผลการแก้ไขก่อนปิดเคส
เมื่อการจองปรากฏขึ้น ให้เปรียบเทียบกับ Extranet ของ tiket.com ยืนยันว่ามีการจองในระบบ PMS ที่ใช้ปฏิบัติงานเพียงรายการเดียว และรหัสกำหนดการเดินทาง แขก วันที่ ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และสถานะถูกต้อง
ตรวจสอบว่าความพร้อมใช้งานลดลงเพียงครั้งเดียว ตรวจสอบและจัดการรายการกันห้องชั่วคราวหรือระเบียนที่สร้างด้วยตนเองโดยไม่ทำให้หมายเหตุ เงินมัดจำ การกำหนดห้องพัก หรืองานของแผนกต้อนรับสูญหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแขกไม่ได้รับข้อความยืนยัน คำขอชำระเงิน หรือคำแนะนำการเข้าใช้ซ้ำ
เหตุการณ์นี้จะถือว่าปิดได้ก็ต่อเมื่อการแก้ไขหรือยกเลิกในภายหลังสามารถอัปเดตการจองรายการเดิมในระบบ PMS ได้
แผนกต้อนรับควรสร้างการจองด้วยตนเองทันทีหรือไม่?
ไม่ควร ให้ยืนยันการจอง tiket.com ค้นหาทั่วทั้งระบบ PMS และปกป้องจำนวนห้องพักก่อน ใช้ระเบียนที่สร้างด้วยตนเองเฉพาะเมื่อการจองได้รับการยืนยันแล้ว แขกหรือห้องพักมีความเสี่ยงเร่งด่วน และขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติของโรงแรมกำหนดให้ทำเท่านั้น
ราคาสามารถอัปเดตได้หรือไม่ในขณะที่การจองหายไป?
ได้ การอัปเดตราคาหรือความพร้อมใช้งานล่าสุดไม่ได้ยืนยันว่าการจองนี้เข้าสู่ระบบ PMS แล้ว ให้ตรวจสอบตัวการจอง รวมถึงห้องพักและแผนราคาที่ควรได้รับการจองโดยตรง
เหตุใดการจองจึงหายไปเฉพาะจากรายการแขกที่จะมาถึง?
การจองอาจอยู่ภายใต้วันที่ ที่พัก สถานะ การกำหนดห้องพัก ตัวกรองแหล่งที่มา หรือขอบเขตสิทธิ์อื่น ค้นหาทั่วทั้งระบบ PMS ก่อนเปิดเคสสนับสนุน
อะไรยืนยันได้ว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว?
การจองหนึ่งรายการในระบบ PMS ตรงกับ Extranet ความพร้อมใช้งานเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว มาตรการชั่วคราวได้รับการตรวจสอบเรียบร้อย และการเปลี่ยนแปลงการจองในภายหลังยังคงเชื่อมโยงกับระเบียนเดิม
