การจอง Traveloka ไม่แสดงในระบบ PMS โรงแรมของคุณ? เช็กลิสต์สำหรับโรงแรม

หากการจอง Traveloka ไม่แสดงในระบบ PMS โรงแรมของคุณ อย่าขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่และอย่ายกเลิกการจอง Traveloka ก่อนอื่นให้ยืนยันว่าการจองยังมีผลอยู่ใน TERA หรือไม่ หากยังมีผล ให้ถือว่าเป็นการจองจริงระหว่างที่ทีมของคุณตรวจสอบระบบ PMS โรงแรมและปกป้องห้องพัก

ลำดับที่ปลอดภัยที่สุดนั้นเรียบง่าย ได้แก่ ยืนยันการจอง ค้นหาในระบบ PMS โรงแรม ปกป้องคลังห้องพัก ตรวจสอบการเชื่อมต่อห้องพัก และส่งคำขอกู้คืนหนึ่งครั้ง

1. ยืนยันการจองใน Traveloka TERA

เข้าสู่ระบบ TERA และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูที่พักที่ถูกต้อง ค้นหาการจองและตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้:

• Booking ID ของ Traveloka
• ชื่อผู้เข้าพัก
• วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์
• สถานะการจอง
• ประเภทห้องพักและจำนวนผู้เข้าพัก
• เรทแพลนและราคารวม
• คำแนะนำเกี่ยวกับการชำระเงิน
• สถานะการแก้ไขหรือการยกเลิกล่าสุด

TERA คือระบบสำหรับพาร์ทเนอร์ของ Traveloka ที่ใช้ติดตามการจอง การเช็คอิน คำขอของผู้เข้าพัก สถานะการชำระเงิน ราคา และความพร้อมใช้งาน หน้าแรกในปัจจุบันยังแสดงภาพรวมการจองด้วย แต่ชื่อเมนูที่แน่นอนอาจแตกต่างกันตามบัญชีหรือภูมิภาค

หากไม่พบการจองใน TERA ให้ตรวจสอบที่พักและ Booking ID อีกครั้งก่อนติดต่อฝ่ายสนับสนุนพาร์ทเนอร์ของ Traveloka อย่าสร้างการจองของโรงแรมโดยอิงจากภาพหน้าจอของผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียว

หาก TERA แสดงว่าการจองได้รับการยืนยันแล้ว ให้บันทึกรายละเอียดและดำเนินการตามขั้นตอนถัดไป

2. ค้นหาทั่วทั้งระบบ PMS โรงแรม

การจองอาจมีอยู่ในระบบ PMS โรงแรมโดยไม่ปรากฏในรายการผู้เข้าพักขาเข้าของวันนี้ ใช้การค้นหาการจองทั่วทั้งระบบและลองค้นหาด้วยข้อมูลมากกว่าหนึ่งช่อง:

• Booking ID ของ Traveloka
• นามสกุลของผู้เข้าพัก
• วันที่เข้าพักและวันที่ออก
• วันที่สร้างการจอง
• อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของผู้เข้าพัก หากมี

ขยายช่วงวันที่และรวมทุกสถานะ ตรวจสอบการจองที่ได้รับการยืนยัน รอดำเนินการ ยังไม่ได้กำหนดห้อง แก้ไขแล้ว ยกเลิกแล้ว เก็บถาวร และซ้ำกัน หากกลุ่มของคุณดูแลที่พักหลายแห่ง ให้ยืนยันว่ากำลังค้นหาในที่พักที่ถูกต้อง

ตรวจสอบด้วยว่าวันที่เข้าพักมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ การจองที่ถูกแก้ไขอาจถูกย้ายออกจากช่วงวันที่เข้าพักเดิม

หากพบบันทึกที่มีอยู่แล้ว อย่าสร้างรายการใหม่ ให้เปรียบเทียบกับ TERA และแก้ไขรายละเอียดการดำเนินงานตามขั้นตอนปกติของโรงแรม

3. ปกป้องห้องพักหนึ่งครั้ง

หาก TERA ยืนยันการจอง แต่ยังไม่มีบันทึกในระบบ PMS โรงแรม ให้ปกป้องผู้เข้าพักจากการจองเกินจำนวน โดยเฉพาะเมื่อผู้เข้าพักจะมาถึงในวันเดียวกันหรือเหลือห้องว่างห้องสุดท้าย

ระบบ channel manager โรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้การจองจากช่องทางและความพร้อมใช้งานของห้องพักอยู่ในเวิร์กโฟลว์การดำเนินงานเดียวกัน

ใช้วิธีที่ได้รับอนุมัติเพียงวิธีเดียว กันคลังห้องพักที่ถูกต้องไว้ชั่วคราว หรือสร้างการจองแบบแมนนวลที่ติดป้ายกำกับอย่างชัดเจน หากขั้นตอนของโรงแรมกำหนดให้ต้องทำ

เพิ่ม Booking ID ของ Traveloka และหมายเหตุ เช่น “บันทึกชั่วคราว—กำลังรอการกู้คืนจากช่องทาง” คัดลอกข้อมูลห้องพัก วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก ราคา และคำแนะนำเกี่ยวกับการชำระเงินอย่างรอบคอบ หลีกเลี่ยงการจัดเก็บรายละเอียดการชำระเงินนอกกระบวนการที่ได้รับอนุมัติ

อย่าบล็อกห้องพักเดียวกันแยกกันในหลายระบบ อย่าส่งการยืนยันหรือคำขอชำระเงินครั้งที่สองให้ผู้เข้าพัก มอบหมายพนักงานหนึ่งคนให้ลบหรือกระทบยอดบันทึกชั่วคราวหลังจากการจองที่เชื่อมต่อปรากฏขึ้น

4. ตรวจสอบการเชื่อมต่อห้องพักของ Traveloka

เปรียบเทียบประเภทห้องพักที่แสดงใน TERA กับประเภทห้องพักในระบบ PMS โรงแรมที่ควรได้รับการจอง ตรวจสอบว่าห้องพักใน Traveloka เชื่อมต่อกับคลังห้องพักจริงที่ถูกต้องหรือไม่ และเพิ่งถูกเปลี่ยนชื่อ แทนที่ คัดลอก หรือปิดใช้งานหรือไม่ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อล่าสุด คำเตือนที่มองเห็นได้ และการจอง Traveloka ล่าสุดที่เข้าสู่ห้องพักนี้อย่างถูกต้อง

ชื่อห้องพักที่คล้ายกันไม่ได้พิสูจน์ว่าการเชื่อมต่อถูกต้อง ตัวอย่างเช่น “Deluxe King” และ “Deluxe Room” อาจหมายถึงคลังห้องพักคนละรายการในสองระบบ

อย่าเชื่อมต่อห้องพักทุกห้องใหม่หรือเปลี่ยนการกำหนดห้องพักหลายรายการเพียงเพื่อบังคับให้การจองหนึ่งรายการเข้าสู่ระบบ การเปลี่ยนแปลงในวงกว้างอาจส่งการจองในอนาคตไปยังประเภทห้องพักที่ไม่ถูกต้อง หากไม่แน่ใจว่าการเชื่อมต่อใดถูกต้อง ให้ถ่ายภาพหน้าจอและขอให้ผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางตรวจสอบ

5. ส่งคำขอกู้คืนหนึ่งครั้ง

หากการจองได้รับการยืนยันใน TERA แต่ไม่พบในระบบ PMS โรงแรมทั้งหมด และการเชื่อมต่อห้องพักดูเหมือนถูกต้อง ให้ติดต่อผู้ให้บริการที่รับผิดชอบนำการจองจาก Traveloka เข้าสู่ระบบ PMS โรงแรมของคุณ ซึ่งอาจเป็นบริษัทผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรมหรือผู้ให้บริการผู้จัดการช่องทาง ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ

ส่งคำขอที่มีข้อมูลครบถ้วนหนึ่งรายการ โดยระบุ:

• ชื่อที่พักและ Property ID
• Booking ID ของ Traveloka
• ชื่อผู้เข้าพักและวันที่เข้าพัก
• สถานะการจองและเวลาอัปเดตล่าสุดใน TERA
• ชื่อห้องพักและเรทแพลนใน Traveloka
• ประเภทห้องพักที่คาดว่าจะได้รับในระบบ PMS โรงแรม
• ภาพหน้าจอจาก TERA และผลการค้นหาในระบบ PMS โรงแรม
• คำเตือนเกี่ยวกับการเชื่อมต่อที่มองเห็นได้
• การดำเนินการชั่วคราวกับคลังห้องพักที่ได้ทำไปแล้ว

อธิบายปัญหาการดำเนินงานอย่างตรงไปตรงมา: “การจอง Traveloka ที่ได้รับการยืนยันนี้ปรากฏใน TERA แต่ไม่พบในระบบ PMS โรงแรมของเรา โปรดกู้คืนหนึ่งครั้งและยืนยันว่าเราควรกระทบยอดการกันห้องพักชั่วคราวเมื่อใด”

อย่าส่งคำขอกู้คืนหลายรายการหรือขอให้ทีมต่างๆ กู้คืนการจองเดียวกันซ้ำๆ การดำเนินการหลายครั้งเพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดการจองซ้ำและการลดคลังห้องพักซ้ำซ้อน

หลังจากฝ่ายสนับสนุนกู้คืนเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบว่ามีการจองที่เชื่อมต่อในระบบ PMS โรงแรมเพียงรายการเดียว รายละเอียดตรงกับ TERA และความพร้อมใช้งานถูกลดลงเพียงครั้งเดียว กระทบยอดการกันห้องพักชั่วคราวหรือบันทึกแบบแมนนวล จากนั้นยืนยันว่าการแก้ไขหรือการยกเลิกในภายหลังเข้าสู่การจองรายการเดียวกันในระบบ PMS โรงแรม

6. เมื่อใดควรยกระดับปัญหาทันที

ให้ถือว่าเป็นปัญหาเร่งด่วนเมื่อผู้เข้าพักจะมาถึงวันนี้ เหลือห้องเพียงหนึ่งห้อง คำแนะนำเกี่ยวกับการชำระเงินไม่ชัดเจน การจอง Traveloka หลายรายการหายไป หรือยังคงพบการจองที่หายไปเพิ่มขึ้น

แผนกต้อนรับหรือทีมสำรองห้องพักควรปกป้องผู้เข้าพักและคลังห้องพักต่อไป ให้ทีมสนับสนุนของระบบ PMS โรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางตรวจสอบการเชื่อมต่อ วิธีนี้ช่วยให้โรงแรมดำเนินงานต่อได้ พร้อมหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคที่มีความเสี่ยงระหว่างเกิดเหตุขัดข้องกับการจองจริง

โรงแรมควรสร้างการจองแบบแมนนวลหรือไม่?

สร้างได้เฉพาะเมื่อจำเป็นต้องปกป้องการจองที่ได้รับการยืนยันทันทีและโรงแรมของคุณมีขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติ ติดป้ายกำกับบันทึกให้ชัดเจนและมอบหมายผู้รับผิดชอบในการกระทบยอดหลังการกู้คืน

ควรขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่หรือไม่?

ไม่ควร หาก TERA แสดงการจองที่ได้รับการยืนยัน การขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่อาจทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินครั้งที่สองหรือการเข้าพักซ้ำซ้อน

โรงแรมควรติดต่อใคร?

หากการจองมีอยู่ใน TERA แต่ไม่อยู่ในระบบ PMS โรงแรมที่เชื่อมต่อ ให้ติดต่อผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางที่รับผิดชอบการส่งข้อมูลการจอง หากไม่มีการจองใน TERA ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนพาร์ทเนอร์ของ Traveloka

จะทราบได้อย่างไรว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว?

ระบบ PMS โรงแรมมีการจองที่เชื่อมต่อเพียงรายการเดียวซึ่งตรงกับ TERA คลังห้องพักเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว การกันห้องพักชั่วคราวได้รับการกระทบยอด และการเปลี่ยนแปลงการจองในภายหลังเข้าสู่บันทึกเดียวกัน

ปัญหาการจอง Traveloka ที่หายไปไม่ได้รับการแก้ไขเพียงเพราะพบคำอธิบายทางเทคนิค แต่จะถือว่าแก้ไขแล้วเมื่อผู้เข้าพักที่ได้รับการยืนยันได้รับการปกป้อง ห้องพักอยู่ภายใต้การควบคุม และเหลือการจองที่ถูกต้องเพียงรายการเดียวในระบบ PMS โรงแรม