การจอง Trip.com ไม่แสดงในระบบ PMS ของคุณ? รายการตรวจสอบสำหรับแผนกต้อนรับ

เมื่อ การจอง Trip.com ไม่แสดงในระบบ PMS ของคุณ ให้ให้ความสำคัญกับผู้เข้าพักและห้องพักก่อน หาก Trip.com eBooking แสดงว่าการจองได้รับการยืนยันแล้ว ให้ถือว่าเป็นการจองที่ยังมีผลอยู่ระหว่างที่ทีมของคุณตรวจสอบระบบ PMS

อย่าขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่ ยกเลิกคำสั่งซื้อของ Trip.com หรือขอให้หลายทีมกู้คืนพร้อมกัน ลำดับที่ปลอดภัยที่สุดคือยืนยันการจอง ค้นหาใน ระบบบริหารจัดการโรงแรม ปกป้องคลังห้องพัก ตรวจสอบการเชื่อมต่อห้องพัก และส่งคำขอรับการสนับสนุนที่มีข้อมูลครบถ้วนหนึ่งรายการ

1. ยืนยันการจองใน Trip.com eBooking

เข้าสู่ระบบ eBooking และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกที่พักถูกต้อง ค้นหาในส่วนการจองหรือคำสั่งซื้อด้วยหมายเลขการจอง Trip.com หากจำเป็น ให้ค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก วันที่จอง และวันเข้าพักด้วย

เปิดการจองและยืนยันข้อมูลต่อไปนี้:

• สถานะปัจจุบันของการจอง
• วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์
• ประเภทห้องพัก แผนราคา และจำนวนผู้เข้าพัก
• ราคารวมและคำแนะนำการชำระเงิน
• สถานะการแก้ไขหรือการยกเลิกล่าสุด
• คำขอพิเศษที่มีผลต่อการเข้าพัก

Trip.com อธิบายว่า eBooking เป็นระบบสำหรับพาร์ทเนอร์ที่พัก ซึ่งใช้จัดการการจองที่กำลังจะมาถึง ราคา ความพร้อมใช้งาน และข้อมูลที่พัก ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามบัญชีหรือตลาด ดังนั้นให้ใช้ส่วนจัดการการจองที่แสดงอยู่ในบัญชีที่พักของคุณ

หากไม่พบการจองใน eBooking ให้ตรวจสอบที่พักและหมายเลขการจองอีกครั้ง อย่าสร้างการจองในระบบ PMS โดยอาศัยเพียงภาพหน้าจอหรืออีเมลที่ผู้เข้าพักส่งต่อมา หากการจองได้รับการยืนยันใน eBooking ให้บันทึกรายละเอียดและดำเนินการต่อ

2. ค้นหาทั่วทั้งระบบ PMS

อย่าตรวจสอบเพียงหน้าจอผู้เข้าพักขาเข้าของวันนี้ ใช้การค้นหาการจองทั่วทั้งระบบ PMS ด้วยหมายเลขการจอง Trip.com นามสกุลของผู้เข้าพัก วันที่เข้าพักและออกจากที่พัก และวันที่จอง

ขยายช่วงวันที่และรวมทุกสถานะ ตรวจสอบระเบียนที่ยืนยันแล้ว รอดำเนินการ ยังไม่ได้กำหนด แก้ไขแล้ว ยกเลิกแล้ว เก็บถาวร และซ้ำซ้อน หากบัญชีของคุณจัดการที่พักมากกว่าหนึ่งแห่ง ให้ค้นหาในที่พักที่ถูกต้อง แล้วตรวจสอบว่าการจองถูกบันทึกไว้ภายใต้ที่พักอื่นโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่

ตรวจสอบตัวกรองแหล่งที่มา ห้องพัก สถานะ และสิทธิ์ผู้ใช้ด้วย การเข้าพักที่ได้รับการแก้ไขอาจย้ายออกจากช่วงวันเข้าพักเดิม ส่วนการจองที่ยกเลิกแล้วอาจเหลืออยู่เฉพาะในประวัติการจอง

หากคุณพบหมายเลข Trip.com ในระเบียนระบบ PMS ที่ไม่สมบูรณ์ ให้เก็บรักษาระเบียนนั้นไว้ อย่าสร้างการจองรายการที่สองระหว่างที่ฝ่ายสนับสนุนตรวจสอบรายการเดิม

3. ปกป้องห้องพักและผู้เข้าพักเพียงครั้งเดียว

หาก eBooking ยืนยันการจอง แต่ระบบ PMS ไม่มีระเบียน ให้ตรวจสอบว่าห้องพักที่จองยังว่างอยู่หรือไม่ ดำเนินการทันทีหากเป็นการเข้าพักภายในวันเดียวกัน เป็นห้องสุดท้ายที่ยังว่าง หรือเป็นวันที่ห้องพักเกือบเต็ม

เมื่อการจอง OTA ที่ยืนยันแล้วหายไป ความเสี่ยงด้านการดำเนินงานคือระบบ PMS อาจยังแสดงว่าห้องนั้นพร้อมขาย channel manager โรงแรม สามารถจัดการการจองที่เชื่อมต่อและความพร้อมใช้งานของห้องพักไว้ในเวิร์กโฟลว์โรงแรมเดียวกันได้

ใช้วิธีปกป้องที่ได้รับอนุมัติเพียงหนึ่งวิธี:

1. ระงับคลังห้องพักที่ถูกต้องไว้ชั่วคราวหนึ่งรายการพร้อมบันทึกรายละเอียด หรือ
2. สร้างการจองในระบบ PMS ด้วยตนเองหนึ่งรายการและติดป้ายกำกับให้ชัดเจน หากขั้นตอนของโรงแรมกำหนดให้ทำเช่นนั้น

เพิ่มหมายเลขการจอง Trip.com และหมายเหตุ เช่น “ระเบียนชั่วคราว—รอการกู้คืนจากช่องทาง” คัดลอกวันที่ ห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และเงื่อนไขการยกเลิกอย่างระมัดระวัง อย่าคัดลอกรายละเอียดบัตรทั้งหมด รหัสรักษาความปลอดภัย รหัสผ่าน หรือรหัสยืนยันลงในหมายเหตุทั่วไป

อย่าลดคลังห้องพักเดียวกันแยกกันใน eBooking, channel manager โรงแรม และระบบ PMS มอบหมายให้พนักงานหนึ่งคนลบหรือกระทบยอดระเบียนชั่วคราวหลังจากกู้คืนแล้ว

4. ตรวจสอบคำเตือนเกี่ยวกับการเชื่อมต่อห้องพักที่คุณมองเห็นได้

โดยปกติการจองที่ยืนยันแล้วจะส่งจาก Trip.com ผ่านการเชื่อมต่อช่องทางของโรงแรมเข้าสู่ระบบ PMS โดยพนักงานแผนกต้อนรับไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์การส่งต่อข้อมูลทางเทคนิคทุกขั้นตอน

เปิดส่วนการเชื่อมต่อ Trip.com ในระบบ PMS หรือ channel manager โรงแรม ของคุณ มองหาข้อมูลที่พนักงานโรงแรมมองเห็นได้ เช่น การเชื่อมต่อที่ไม่ได้ใช้งาน คำเตือนเกี่ยวกับการอนุญาต ห้องพักหรือแผนราคาที่ยังไม่ได้เชื่อมต่อ หรือข้อผิดพลาดล่าสุดของการจอง

เปรียบเทียบห้องพักที่แสดงใน eBooking กับประเภทห้องพักในระบบ PMS ที่ควรได้รับการจอง ตรวจสอบว่าห้องพักหรือแผนราคาเพิ่งถูกเปลี่ยนชื่อ คัดลอก แทนที่ ปิดใช้งาน หรือเชื่อมต่อใหม่หรือไม่ ชื่อที่คล้ายกันไม่ได้พิสูจน์ว่าห้องพักสองประเภทใช้คลังห้องพักเดียวกัน

ถ่ายภาพหน้าจอและจดเวลา รวมถึงเขตเวลา อย่าเชื่อมต่อห้องพักทั้งหมดใหม่หรือเปลี่ยนการกำหนดห้องพักที่กำลังใช้งานเพียงเพื่อบังคับให้การจองรายการเดียวส่งผ่าน การเปลี่ยนแปลงในวงกว้างอาจกระทบการจองและความพร้อมใช้งานในอนาคต

5. ติดต่อทีมสนับสนุนที่ถูกต้องและกู้คืนเพียงครั้งเดียว

ใช้จุดสุดท้ายที่ยังมองเห็นการจองเพื่อเลือกผู้ที่ควรติดต่อเป็นลำดับถัดไป หากไม่พบการจองใน eBooking หลังจากตรวจสอบที่พักและหมายเลขแล้ว ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนโรงแรมของ Trip.com ผ่าน eBooking หากการจองได้รับการยืนยันใน eBooking แต่ไม่ปรากฏในระบบ PMS หรือ channel manager โรงแรมที่เชื่อมต่อ ให้ติดต่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์นั้น หาก channel manager โรงแรมมองเห็นการจอง แต่ระบบ PMS มองไม่เห็น ให้ติดต่อผู้ให้บริการระบบ PMS

เปิดเคสสนับสนุนหนึ่งเคสและมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบหนึ่งคน ขอให้ผู้ให้บริการยืนยันวิธีกู้คืนที่ปลอดภัยสำหรับการเชื่อมต่อของคุณและดำเนินการเพียงครั้งเดียว อย่าขอให้ Trip.com, channel manager โรงแรม, ผู้ให้บริการระบบ PMS และพนักงานแผนกต้อนรับกู้คืนการจองเดียวกันแยกกัน

คงมาตรการปกป้องห้องพักชั่วคราวไว้จนกว่าการจองที่กู้คืนจะแสดงขึ้นและได้รับการตรวจสอบ หากมีการจอง Trip.com หายไปหลายรายการ ให้รายงานรูปแบบปัญหานั้นทันที แทนที่จะสร้างระเบียนด้วยตนเองสำหรับการจองทุกรายการ

6. ตรวจสอบการจองก่อนปิดเคส

เมื่อการจองปรากฏขึ้น ให้เปรียบเทียบกับ eBooking ยืนยันว่ามีการจองที่ใช้งานจริงในระบบ PMS เพียงหนึ่งรายการ และหมายเลขการจอง ผู้เข้าพัก วันที่ ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และสถานะถูกต้อง

ตรวจสอบว่าความพร้อมใช้งานลดลงเพียงครั้งเดียว กระทบยอดการระงับชั่วคราวหรือระเบียนที่สร้างด้วยตนเองโดยไม่ทำให้หมายเหตุ เงินมัดจำ การกำหนดห้องพัก หรืองานของแผนกต้อนรับสูญหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าพักไม่ได้รับข้อความยืนยัน คำขอชำระเงิน หรือคำแนะนำการเข้าถึงซ้ำซ้อน

ปัญหาจะถือว่าปิดแล้วก็ต่อเมื่อการแก้ไขหรือการยกเลิกจาก Trip.com ในภายหลังสามารถอัปเดตการจองรายการเดียวกันในระบบ PMS ได้

แผนกต้อนรับควรสร้างการจองด้วยตนเองหรือไม่?

ควรทำเฉพาะเมื่อการจอง Trip.com ได้รับการยืนยัน ผู้เข้าพักหรือห้องพักมีความเสี่ยงทันที และกระบวนการที่โรงแรมอนุมัติกำหนดให้สร้างระเบียนชั่วคราว ติดป้ายกำกับเพื่อรอกระทบยอดและมอบหมายผู้รับผิดชอบหนึ่งคน

ควรขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่หรือไม่?

ไม่ควร การขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่อาจทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินครั้งที่สองหรือการเข้าพักซ้ำซ้อน ขณะที่การจองเดิมยังมีผลอยู่

ราคาสามารถอัปเดตได้หรือไม่ในขณะที่การจองหายไป?

ได้ การอัปเดตราคาหรือความพร้อมใช้งานล่าสุดไม่ได้พิสูจน์ว่าการจองนี้เข้าสู่ระบบ PMS แล้ว ให้ตรวจสอบตัวการจองโดยตรง

อะไรเป็นข้อพิสูจน์ว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว?

การจองในระบบ PMS หนึ่งรายการตรงกับ eBooking คลังห้องพักเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว มาตรการควบคุมชั่วคราวได้รับการกระทบยอด และการเปลี่ยนแปลงในภายหลังยังคงเชื่อมโยงกับระเบียนนั้น

ข้อมูลที่ควรส่งให้ฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิค

พนักงานโรงแรมไม่จำเป็นต้องตีความบันทึกทางเทคนิค ให้รวบรวมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจองและขอให้ผู้ให้บริการตรวจสอบ

กล่องข้อมูลสำหรับฝ่ายสนับสนุน: ชื่อที่พักและรหัสที่พัก หมายเลขการจอง Trip.com ชื่อผู้เข้าพักและวันเข้าพัก เวลาที่สร้างหรือแก้ไขการจองพร้อมเขตเวลา ภาพหน้าจอสถานะใน eBooking ภาพหน้าจอผลการค้นหาในระบบ PMS คำเตือนเกี่ยวกับการเชื่อมต่อหรือรหัสข้อผิดพลาดที่มองเห็นได้ ข้อความหรือหมายเลขอ้างอิงที่ระบบแสดง การจอง Trip.com รายการล่าสุดที่ทำงานตามปกติ การระงับชั่วคราวหรือระเบียนที่สร้างด้วยตนเอง และความพยายามกู้คืนทุกครั้งที่ดำเนินการไปแล้ว ขอให้ฝ่ายสนับสนุนระบุขั้นตอนล่าสุดที่สำเร็จ อธิบายการตอบกลับของผู้ให้บริการ และเลือกวิธีส่งซ้ำหรือดึงข้อมูลที่ได้รับอนุมัติสำหรับการเชื่อมต่อนี้ ขอให้กู้คืนเพียงครั้งเดียว จากนั้นตรวจสอบว่าเหลือการจองในระบบ PMS หนึ่งรายการและมีการลดคลังห้องพักหนึ่งครั้ง

อย่าใส่รายละเอียดบัตรชำระเงินทั้งหมด รหัสรักษาความปลอดภัย รหัสผ่านบัญชี หรือรหัสยืนยันแบบใช้ครั้งเดียวไว้ในเคส