นโยบายเด็กและเตียงเสริมในเอกซ์ทราเน็ต Trip.com: สิ่งที่โรงแรมควรตรวจสอบ

ข้อความว่า “ยินดีต้อนรับเด็ก” ยังให้ข้อมูลไม่เพียงพอสำหรับการจองของครอบครัว ผู้ปกครองยังต้องทราบว่าใครสามารถใช้เตียงที่มีอยู่ร่วมกันได้ มีเตียงเพิ่มให้หรือไม่ อาหารเช้ารวมอะไรบ้าง และมีค่าใช้จ่ายใดที่ต้องชำระเพิ่มเติมที่โรงแรม

ใช้แนวทางตรวจสอบนโยบายใน เอกซ์ทราเน็ต Trip.com นี้เพื่อให้เงื่อนไขที่เสนอแก่ผู้เข้าพักสอดคล้องกัน การตรวจสอบนี้มุ่งที่เงื่อนไขที่ครอบครัวได้รับ ไม่ใช่เพียงตรวจว่าห้องพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมเชื่อมโยงกับรายการห้องพักบน Trip.com ถูกต้องหรือไม่ แม้เชื่อมโยงห้องพักถูกต้อง ก็ยังอาจขายการเข้าพักสำหรับครอบครัวที่มีเงื่อนไขไม่ชัดเจนหรือไม่เหมาะสมได้

เริ่มจากข้อเสนอที่ครอบครัวได้รับจริง

สมมติว่ามีการจองสำหรับผู้ใหญ่สองคนและเด็กอายุหกปีหนึ่งคน ในห้องพักที่อนุญาตให้ผู้เข้าพักกลุ่มนี้เข้าพักได้ ข้อเสนอที่โรงแรมอนุมัติให้เด็กใช้เตียงที่มีอยู่ร่วมกันได้ฟรี รวมอาหารเช้าสองที่ และมีบริการเตียงเสริมแบบมีค่าใช้จ่ายเฉพาะเมื่อคำขอได้รับการยืนยันแล้วเท่านั้น

สิ่งที่ควรแจ้งจึงไม่ใช่ “เด็กได้รับทุกอย่างฟรี” แต่เป็นการเข้าพักโดยใช้เตียงที่มีอยู่ ส่วนอาหารเช้าต้องตรวจสอบแยกต่างหาก และไม่มีการรับประกันเตียงเสริมจนกว่าจะได้รับการยืนยัน

ตรวจสอบรายละเอียดห้องพัก ข้อเสนอที่เลือก นโยบายเด็ก และรายละเอียดค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายสำหรับครอบครัวเดียวกันนี้ หากส่วนหนึ่งระบุว่าไม่มีบริการเตียงเสริม แต่อีกส่วนเปิดให้ส่งคำขอเตียงเสริมแบบมีค่าใช้จ่าย ให้แก้ไขข้อมูลที่ขัดแย้งกันก่อนรับการจองเพิ่มเติมภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว

หลังจากทำการจองแล้ว บันทึกการจองของแผนกต้อนรับ ควรช่วยให้พนักงานระบุห้องพักที่จองและกลุ่มผู้เข้าพักได้ ใน Smart Order ให้ตรวจสอบการจองที่ได้รับควบคู่กับรายละเอียดอาหารและการจัดเตียงที่ยืนยันแล้ว หากรายละเอียดใดขาดหายไป ให้บันทึกไว้ในบันทึกการปฏิบัติงานที่ได้รับอนุญาต และตรวจสอบเทียบกับ Trip.com อย่าสันนิษฐานว่ารายละเอียดนโยบายทั้งหมดจะถูกส่งต่อมาโดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบข้อเสนอสำหรับครอบครัวโดยแยกเป็นเงื่อนไขสี่ด้าน

เริ่มจากห้องพักหนึ่งประเภทและการจัดเตียงที่มีอยู่จริง เปิดการตั้งค่านโยบายที่พักและห้องพักที่เกี่ยวข้องใน eBooking ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบริหารโรงแรมของ Trip.com ช่องข้อมูลและชื่อรายการที่แสดงอาจแตกต่างกันตามที่พักและบัญชี ให้ตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้จริง แทนการสันนิษฐานว่าโรงแรมทุกแห่งมีเมนูเหมือนกัน

ใครสามารถเข้าพักในห้องนี้ได้บ้าง?

ตรวจสอบว่าอนุญาตให้เด็กเข้าพักหรือไม่ จำนวนผู้ใหญ่และเด็กที่อนุญาต และจำนวนผู้เข้าพักสูงสุดของห้อง แยกข้อจำกัดตามกฎหมายและพื้นที่จริงออกจากส่วนลดราคา เด็กที่เข้าพักฟรียังคงใช้พื้นที่ และอาจต้องนับรวมในจำนวนผู้เข้าพักสูงสุดที่ใช้กับห้องนั้น

อย่าอนุมานจำนวนสมาชิกครอบครัวที่ห้องรองรับได้จากชื่อห้องหรือภาพถ่าย การมีเตียงใหญ่ไม่ได้ทำให้ห้องเหมาะสำหรับผู้ใหญ่สองคนและเด็กสองคนโดยอัตโนมัติ หากห้องมีข้อจำกัดเฉพาะ อย่าอ้างอิงเพียงนโยบายทั่วไปของที่พักที่ระบุว่ายินดีต้อนรับเด็ก

การใช้เตียงที่มีอยู่หมายถึงอะไร?

บันทึกช่วงอายุเด็กที่เกี่ยวข้อง และระบุว่าการใช้เตียงที่มีอยู่ในห้องร่วมกันนั้นฟรีหรือมีค่าใช้จ่าย กำหนดขอบเขตอายุให้ชัดเจนพอที่จะไม่ทำให้พนักงานตีความต่างกันเมื่อเด็กเพิ่งมีอายุถึงช่วงถัดไป

ตัวอย่างเช่น หากเงื่อนไขที่โรงแรมอนุมัติให้เด็กอายุไม่เกิน 5 ปีเข้าพักฟรีเมื่อใช้เตียงที่มีอยู่ ให้ทดสอบอายุ 5 ปีและ 6 ปีแยกกัน ขอบเขตอายุนี้เป็นเพียงตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นของ Trip.com ให้ใช้อายุที่ระบบขอสำหรับการเข้าพักจริงและตรวจสอบราคาที่แสดง

“เข้าพักฟรีเมื่อใช้เตียงที่มีอยู่” ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับที่นอนเพิ่ม เตียงเด็กอ่อน หรืออาหารเช้า ระบุสิทธิ์เหล่านี้ให้ชัดเจน แทนการปล่อยให้แผนกต้อนรับตีความเมื่อผู้เข้าพักมาถึง

มีเตียงเด็กอ่อนหรือเตียงเสริมให้บริการจริงหรือไม่?

เตียงเด็กอ่อนและเตียงเสริมแบบเคลื่อนย้ายได้เป็นคนละบริการ ตรวจสอบว่าห้องใดรองรับเตียงแต่ละประเภทได้ อายุที่มีสิทธิ์ใช้ จำนวนสูงสุด เกณฑ์การคิดค่าบริการ และจำนวนเตียงที่มีให้ใช้จริงในวันที่เข้าพัก

ตรวจสอบว่าข้อเสนอรับประกันบริการดังกล่าวหรือกำหนดให้ส่งคำขอและรอการยืนยัน สำหรับบริการที่ต้องส่งคำขอ ให้แจ้งผู้เข้าพักเมื่อคำขอได้รับการยอมรับแล้วจริง อย่าถือว่าบันทึกความประสงค์เท่ากับการสำรองเตียงเสริม หากข้อเสนอที่จองรับประกันบริการนี้อยู่แล้ว ให้จัดเตรียมบริการตามนั้น แทนการขอให้ผู้เข้าพักส่งคำขออีกครั้ง

คิดค่าอาหารเช้าอย่างไร?

ตรวจสอบสิทธิ์อาหารของแผนราคาที่เลือกแยกจากนโยบายการเข้าพักของเด็ก “อาหารเช้าสำหรับสองท่าน” ไม่จำเป็นต้องรวมอาหารเช้าสำหรับผู้ใหญ่สองคนและเด็กที่มาด้วย

ตรวจสอบเกณฑ์การแบ่งกลุ่มเด็กสำหรับอาหารเช้าและค่าบริการเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง หากสิทธิ์อาหารเช้าใช้เกณฑ์ต่างจากการคิดราคาห้องพัก ให้ระบุให้ชัดเจน และตรวจสอบด้วยว่าค่าบริการดังกล่าวรวมอยู่ในยอดการจองแล้วหรือต้องชำระแยกที่โรงแรม

แก้ไขนโยบาย แล้วตรวจสอบข้อเสนอที่ผู้เข้าพักจองได้จริง

1. อนุมัติเงื่อนไขที่ต้องการใช้กับห้องพักที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้เข้าพักที่อนุญาต ขอบเขตอายุ เตียงที่มีอยู่ เตียงเด็กอ่อน เตียงเสริม และอาหารที่รวมอยู่ อย่าเปลี่ยนจำนวนผู้เข้าพักสูงสุดของห้องเพียงเพื่อให้ห้องปรากฏในผลการค้นหาของครอบครัว
2. ตรวจสอบค่าเริ่มต้นของที่พักและการตั้งค่าเฉพาะห้องใน eBooking แก้ไขค่าที่ขัดแย้งกันผ่านเครื่องมือจัดการบัญชีที่รองรับ หรือให้ผู้ประสานงาน Trip.com ที่รับผิดชอบช่วยแก้ไขช่องข้อมูลที่ทีมของคุณแก้ไขเองไม่ได้
3. ตรวจสอบการตั้งค่าราคาที่เชื่อมต่ออยู่ การซิงโครไนซ์ราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานตามปกติไม่ได้ยืนยันว่านโยบายเด็ก การจัดเตียง หรืออาหารเช้าทั้งหมดเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ระบุให้ได้ว่ารายละเอียดใดอยู่ในการตั้งค่านโยบายของช่องทางนั้น
4. บันทึกและเปิดข้อมูลที่เกี่ยวข้องอีกครั้ง ค้นหาห้องพัก วันที่ และข้อเสนอเดิม โดยใช้อายุเด็กทั้งก่อนและหลังขอบเขตอายุที่เปลี่ยนแปลง
5. หากมีห้องที่มีเงื่อนไขการจัดเตียงต่างกัน ให้ตรวจสอบซ้ำกับห้องนั้น ยืนยันว่าห้องขนาดเล็กไม่ได้รับเงื่อนไขรับประกันเตียงเสริมของห้องขนาดใหญ่มาใช้ด้วย
6. อ่านต่อจนถึงรายละเอียดค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายและเงื่อนไขการจอง เก็บผลลัพธ์ที่แสดงบริการที่รวมอยู่ ค่าบริการเพิ่มเติม กำหนดเวลาชำระเงิน และข้อกำหนดการยืนยันบริการไว้เป็นหลักฐาน

ใช้ เครื่องมือควบคุมราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานของผู้จัดการช่องทาง สำหรับค่าที่เครื่องมือเหล่านั้นเชื่อมต่อและจัดการ หากข้อมูลห้องพักและราคาซิงโครไนซ์มาจากระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้ตรวจสอบข้อเสนอที่ปรากฏบน Trip.com หลังอัปเดต แทนการสันนิษฐานว่าการซิงโครไนซ์ความพร้อมใช้งานยืนยันว่านโยบายสำหรับครอบครัวถูกต้องแล้ว สำหรับการตรวจสอบนี้ เกณฑ์ตัดสินว่าผ่านคือข้อเสนอที่ครอบครัวสามารถจองได้จริง

แก้ไขปัญหาการจองของครอบครัวที่มีอยู่ก่อนผู้เข้าพักมาถึง

การเปลี่ยนการตั้งค่าในวันนี้ไม่ได้เปลี่ยนเงื่อนไขที่ให้ไว้ในการจองก่อนหน้า ให้ใช้เอกสารยืนยันการจองและการแก้ไขที่ได้รับการยอมรับแล้วเป็นจุดเริ่มต้นในการพิจารณาการเข้าพักของผู้เข้าพักรายนั้น

หากห้องไม่มีพื้นที่สำหรับเตียงเสริมที่ยืนยันแล้ว ให้ผู้จัดการที่รับผิดชอบหารือแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมกับผู้เข้าพักและ Trip.com อย่าลบบริการออกจากบันทึกแล้วปล่อยให้แผนกต้อนรับอธิบายเมื่อเช็คอิน หากปัญหาเกี่ยวข้องกับคำขอที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน ไม่ใช่บริการที่รับประกันไว้ ให้อธิบายความพร้อมให้บริการจริงและทางเลือกอื่นอย่างชัดเจน

หากมีข้อโต้แย้งเรื่องค่าบริการสำหรับเด็กหรืออาหารเช้า ให้ตรวจสอบเทียบข้อเสนอที่เลือกกับรายละเอียดค่าใช้จ่ายก่อนเรียกเก็บเงิน เรียกเก็บเงินเพิ่มเติมเฉพาะเมื่อเงื่อนไขที่ใช้กับการจองรองรับการเรียกเก็บนั้น และยังไม่ได้ชำระเงินจำนวนดังกล่าว

ปิดการตรวจสอบเมื่อรายละเอียดห้องพักที่เผยแพร่ ข้อเสนอสำหรับครอบครัวที่จองได้จริง และคำแนะนำสำหรับทีมต้อนรับผู้เข้าพัก อธิบายการเข้าพักตรงกันทั้งหมด ผลลัพธ์นี้มีประโยชน์มากกว่าการกรอกแบบฟอร์มนโยบายครบถ้วนแต่ไม่มีใครทดสอบจากมุมมองของผู้เข้าพัก