飯店管理系統未顯示 Agoda 訂房？飯店檢查清單

當發生 飯店管理系統未收到 Agoda 訂房 的情況時，請先處理旅客與客房的安排，再檢查技術連線。如果 Agoda Partner Portal 顯示訂房已確認，團隊檢查飯店管理系統期間，仍應將其視為有效的住宿訂單。

請勿要求旅客重新訂房、取消 Agoda 訂房，或讓多名人員建立替代紀錄。請依序完成以下五項飯店檢查。

1. 在 Agoda Partner Portal 確認訂房

登入 Agoda Partner Portal，從 Listings 中選擇正確的住宿，然後開啟 Bookings > Reservations。使用 Agoda 訂單編號搜尋。必要時，擴大日期範圍，並以旅客姓名、入住日期、退房日期及訂房日期搜尋。

開啟訂房並確認：

• 住宿、Agoda 訂單編號與目前狀態
• 入住與退房日期、房型、房價方案及入住人數
• 最終價格、付款指示、取消政策及餐飲選項
• 最新修改內容及任何重要的旅客需求

同時檢查住宿註冊的訂房電子郵件，確認是否收到訂房憑證。選單名稱可能變更，如果畫面略有不同，請使用帳戶中顯示的訂房搜尋功能。

如果找不到訂房，請再次檢查住宿與日期。請勿僅憑旅客的螢幕截圖建立訂房。如果 Partner Portal 已確認訂房，請記錄資料並繼續處理。

2. 安排旅客住宿

即使飯店管理系統中缺少紀錄，已確認的訂房仍需要營運安排。請確認旅客是否今天抵達、這是否為最後一間可用客房，以及房務管理或接待處是否需要立即收到作業指示。

使用 Partner Portal 中已確認的資料準備正確的客房，並依照訂房的入住人數、餐飲選項、取消條款與付款方式提供服務。如果訂房顯示 Agoda 已收款，請勿要求旅客再次付款。付款資訊應保存在核准的安全系統中，請勿放在一般備註或訊息中。

建立任何紀錄前，請先搜尋整個飯店管理系統。使用 Agoda 訂單編號、旅客姓氏、抵達與離店日期及訂房日期搜尋。搜尋範圍應包含已確認、待處理、未分配、已修改、已取消、已封存及重複紀錄。如果管理多間住宿，請確認訂房是否被放在另一間飯店下。

如果已有不完整的紀錄包含相同的 Agoda 訂單編號，請保留該紀錄並聯絡支援團隊。第二筆紀錄可能導致庫存重複扣減，或向旅客發送互相矛盾的訊息。

3. 僅採取一次客房保護措施

如果訂房已確認，但飯店管理系統仍顯示客房可供銷售，請先保護庫存再繼續處理，尤其是當天抵達或幾乎售罄的日期。

使用一種核准的方法：為正確的客房建立一筆有紀錄的臨時保留，或在飯店政策要求時，於飯店管理系統中建立一筆標示清楚的手動訂房。準確複製住宿日期、客房、房價方案、入住人數、價格、付款指示及取消條款。加入 Agoda 訂單編號，並標記該紀錄以供核對。

請勿在 Agoda、通路管理系統及飯店管理系統中分別封鎖同一間客房。指定一名員工，在連線訂房出現後移除或合併臨時管控紀錄。

一套飯店通路管理系統有助於將接收到的 Agoda 訂房與客房空房狀況維持在同一個營運工作流程中。

4. 檢查客房與房價方案連線

已連線的 Agoda 訂房通常會透過住宿的通路連線傳入飯店管理系統。飯店員工不需要判斷系統之間如何交換訊息。

請比對 Agoda 已預訂的房型與飯店管理系統中應接收該訂房的客房。接著，根據影響住宿的欄位比對房價方案：餐飲選項、取消政策、入住人數、付款方式及最終價格。

檢查近期的營運變更。客房或房價方案可能已重新命名、複製、取代、停用，或連線至不同的飯店管理系統產品。名稱相似並不能證明連結的是正確產品。

檢查飯店管理系統或通路管理系統中任何可見的警告。請勿為了強行傳入一筆訂房而變更多個連線；大範圍變更可能影響未來訂房與庫存。

5. 請求一次恢復作業

向負責遺失環節的團隊建立一個支援案件。如果已確認住宿與搜尋資料，但 Agoda Partner Portal 中仍沒有該訂房，請使用 Partner Portal 中的 Need Help。如果 Agoda 已確認訂房，但飯店管理系統中沒有，請先聯絡通路管理系統或飯店管理系統供應商。

提供一份完整的案件資料：

• 住宿名稱、Agoda 訂單編號、旅客姓名及住宿日期
• Partner Portal 狀態及最新訂房更新時間，包含時區
• Agoda 客房與房價方案名稱，以及預期對應的飯店管理系統產品
• 已確認訂房、飯店管理系統搜尋結果及任何可見警告的螢幕截圖
• 任何已建立的臨時客房保留或手動紀錄

詢問是否能安全地恢復原始訂房，或飯店是否應保留臨時手動紀錄。由一家供應商執行一次恢復作業。請勿同時要求多個團隊重發或重建訂房。

6. 結案前驗證修復結果

訂房出現後，請與 Agoda Partner Portal 比對。確認飯店管理系統中僅存在一筆可用的訂房，且 Agoda 訂單編號、旅客、日期、客房、房價方案、入住人數、價格、付款指示及狀態皆正確。

確認可用客房數量僅扣減一次。核對並處理臨時保留或手動紀錄，同時保留客房分配、訂金、備註與接待處任務。只有後續修改或取消能更新同一筆飯店管理系統訂房時，事件才算結案。

接待處應立即建立手動 Agoda 訂房嗎？

不應該。請先確認訂房、搜尋整個飯店管理系統，並保護庫存。只有在住宿已確認、旅客或客房面臨立即風險，且飯店政策允許時，才建立手動紀錄。

遺失的 Agoda 訂單會導致超額訂房嗎？

會的。Agoda 可能顯示客房已售出，但飯店管理系統與其他已連線通路仍顯示有空房。請使用一種臨時保護方法，並在恢復後完成核對。

為什麼訂房可能只在抵達名單中找不到？

訂房可能位於其他日期、住宿、狀態、客房分配、來源篩選條件或權限範圍下。建立另一個案件前，請先搜尋整個飯店管理系統。

如何確認問題已解決？

飯店管理系統中有一筆與 Partner Portal 相符的訂房、空房狀況僅變更一次、臨時管控已完成核對處理，且未來變更仍連結至同一筆訂房。

提供給技術支援的資訊

技術支援可能需要檢查 Request API 或擷取覆蓋範圍、訊息 ID 與傳遞回應，以及任何遭拒絕或位於隔離佇列中的紀錄。飯店員工只需提供 Agoda 訂單編號、包含時區的訂房與住宿時間、客房與房價方案名稱、螢幕截圖，以及畫面上顯示的確切錯誤；供應商應負責解讀整合紀錄並選擇恢復方法。