小型飯店夜間稽核檢查清單：核對客房、付款、未入住與 OTA 異常事項

小型飯店的夜間稽核，是營業日結束前的最後核對，並不代表必須在午夜前收清所有未付款項。其目的是為隔日團隊留下正確的客房、費用、付款與抵達紀錄。

請搭配飯店的結帳程序使用這份飯店夜間稽核檢查清單。首先確認本次要結帳的營業日期。午夜過後，營業日期可能與日曆日期不同。不要只因電腦時間已跨日，就推進營業日期或重複執行結帳。

先核對客房，再核對款項

先從今晚實際使用的客房著手。比對住客名單、退房紀錄、客房分配，以及因房務管理或維修而暫停使用的客房。若客房顯示空置卻有人入住，或旅客已離店但系統仍顯示占用客房，都應查明原因。

假設一間飯店有 20 間客房，其中 17 間已入住、1 間空房正在維修，另有 2 間空房，便已涵蓋全館客房。已確認未入住的訂房，不應算作第 18 間已入住客房。是否應收取費用，與客房是否實際有人入住，是兩個不同的問題。

若數量不一致，請追查具體是哪間客房。常見原因包括系統中的換房作業尚未完成、接待處漏記續住，或未登錄退房。對於不確定的入住情況，應依飯店授權程序確認；需要實地查核時，不要只憑系統畫面的顏色判斷。

核對各筆住宿的相關費用

檢查該營業日期的房費、已核准的房價調整、免費住宿，以及尚未入帳的額外費用。確認換房旅客沒有被重複收取同一晚的房費。手動新增費用前，先確認系統是否已將當晚費用入帳。

旅客帳單尚未結清，不一定代表有錯誤。住客可能依約在離店時付款。重點是費用是否正確、付款安排是否明確，以及是否已追蹤依飯店政策逾期未付的款項。

使用飯店接待處行事曆，從客房差異追查對應的實際訂房。在 Smart Order 中，變更旅客狀態前，先一併核對住宿資料、客房分配與已記錄的付款。這能協助結帳人員快速分辨是客房紀錄錯誤，還是真正的付款問題，避免為了讓資料相符而同時修改兩者。

依序處理付款、晚到旅客與未入住訂房

掌握客房實際狀況後，依下列順序完成其餘結帳作業。哪些操作需要主管核准、哪些由飯店管理系統自動處理，應以飯店本身的作業程序為準。

1. 將當日收款與佐證資料逐筆核對。 將已記錄的現金、已完成的信用卡付款、轉帳與其他收款，對照相應的訂房或帳單。核對現金時，應計入收銀員的期初備用金、營業收款、經授權的現金支出，以及已繳存的現金。銀行撥款可能稍後才結算入帳；不要因此認定旅客尚未付款。
2. 找出尚未確認結果的付款操作。 區分處理中、失敗、已退款與成功的交易。重新收款或退款前，先核對原始交易編號。切勿為了讓結帳金額相符而登錄虛構付款或折扣。
3. 處理系統中尚未完成的退房。 確認旅客是否已離店、續住，或已獲准延遲退房。依授權的退房登記與餘額處理程序辦理。不要只為清空清單，就替仍在使用客房的旅客辦理退房登記。
4. 透過核准的聯絡方式聯繫預計晚到的旅客。 查看最新訊息、訂房中的抵達安排，以及任何午夜後抵達的計畫。日曆日期跨日後仍未抵達的旅客，不一定就是未入住。負責人員做出正確判斷前，應持續保留該客房。
5. 審慎登錄確實未入住的訂房。 確認旅客確實未抵達，檢視訂房條款與付款責任，並取得必要核准。透過正確的飯店或通路流程登錄狀態及任何適用費用。不要以為變更一次狀態，就等於已完成 OTA 通報或收取費用。
6. 檢查已變更或尚待處理的 OTA 住宿訂單。 依通路的最新紀錄，核對近期日期變更、取消、應到未到與疑似重複訂房。建立臨時紀錄前，先以訂房編號搜尋。確保同一筆訂房只保留一次房量，並標註所有手動應變處理以便後續追蹤，避免稍後匯入的訂房變成第二筆住宿紀錄。
7. 再次核對接下來即將抵達的訂房。 確認下一班人員能清楚掌握正確日期、房型、付款安排，以及任何尚待確認的抵達指示。維修中的客房即使已在夜間清潔完成，也應維持不可使用狀態。

OTA 檢查是本次結帳的一部分，不需要再對所有通路訂房進行一次完整稽核。已串接的飯店通路管理系統可提供最新訂房與空房狀況，方便員工核對。即使已完成串接，仍須查明少數資料不一致的住宿訂單。

判斷哪些事項可留待隔日處理

有些差異會讓營運紀錄產生安全風險。例如將已入住的客房提供給另一位抵達旅客、無法確認旅客實際所在位置，或已確認重複收款，都必須立即控制風險並向主管通報。絕不能用一筆調整分錄掩蓋原因不明的差異。

其他事項則可能合理地保持未結狀態，例如尚未到期的 OTA 撥款、仍在約定信用期限內的企業應收款，或等待服務供應商確認最終結果的退款。應遵循飯店的結帳要求與授權政策，不要把每一筆未結事項都視為必須立即收款的理由。

每一項獲准轉至隔日處理的事項，都應記錄訂房或交易編號、已確認的狀況、涉及金額或客房風險、下一步行動、負責人與複查時間。例如：「服務供應商已確認收到訂金；訂房入帳紀錄仍在核查中；請勿再次收款；由財務人員於上午 9 點確認。」

若飯店管理系統阻擋結帳，請詳閱尚未完成的具體要求，並依系統支援的程序處理。不要為了略過警告而移除有效的客房保留、取消真實的住宿訂單，或重複執行同一次結帳。有些飯店採用自動日結流程，但員工仍須核對營運結果。

保存結帳紀錄，方便業主隔日早上審閱

依授權程序完成結帳，並保存所需報表，註明飯店、營業日期與執行時間。確認營業日期是否已推進，或自動流程是否如預期完成。結束結帳作業前，檢查隔日預計抵達與在住旅客的檢視畫面。

在飯店報表與分析中，清楚區分客房入住情況、客房營收、收款、未結餘額與待處理個案。這些總額不必完全相等：營收記錄已入帳的費用，收款記錄實際收到的款項，而部分住宿依合法有效的約定仍可尚未付款。

業主或早班主管應審閱實際異常事項與核准紀錄，無須重做每一項例行檢查。應確認每一項重要差異的原因、客房或旅客是否已獲妥善保障，以及後續行動是否已執行。反覆發生的原因，應與當晚的修正作業分開檢討。

實用的結帳備註之所以簡潔，是因為能指向可靠的紀錄。一般交班備註中，不應放入完整信用卡資料、門禁密碼或身分證明文件。當隔日團隊能信賴營運資料，並找到仍需處理的事項時，夜間稽核才算完成。